일반적인 업무현장의 스캔 방식은 법적 증거력을 증명하기 어렵기 때문에 스캔 후 종이 문서 원본을 따로 보관해야 했다. 이런 어려움을 해결하기 정부에서는 ‘전자문서 및 전자거래기본법’에 근거해 스캔한 문서의 신뢰성을 보장하기 위한 전자화 제도를 도입했다. 이처럼 전자화 제도 기반의 신뢰스캔 과정을 거친 후 공인전자문서센터에 전송·보관할 경우 종이 문서 원본을 폐기할 수 있는 조건을 갖추게 된다.

전자문서 솔루션 기업 제니스에스티(대표 명유진)가 한국인터넷진흥원(이하 KISA)로부터 자사의 신뢰스캔 솔루션 '제니스 스캔센터'로 ‘전자화작업장’ 인증을 획득했다고 10일 밝혔다.

신뢰스캔 솔루션은 종이 문서를 스캔한 후 인식·색인·검증의 과정을 거쳐 종이 문서를 전자화 문서로 생성하고 이를 ‘공인전자문서센터’에 전송해 스캔문서의 원본성을 보장해 주는 솔루션이다.

그동안 기업 및 공공기관은 내부에 신뢰스캔 솔루션과 제반 환경을 직접 구축해 문서를 디지털 문서로 변환하여 법적 효력을 유지하면서 관리 가능 전자화작업장 인증을 받거나, 또는 외부의 전문 전자화 사업자에게 문서를 위탁해야만 했다. 그러다 보니 보안상 외부 반출이 어려운 문서의 경우 신뢰스캔작업이 어려운 경우가 있었다.

제니스에스티는 기업의 중요 문서를 외부로 반출하지 않고도 신뢰스캔을 사용할 수 있도록 클라우드 방식의 전자화작업장 시스템을 개발했다. 이 시스템을 이용하면 기업은 중요 문서를 외부 반출 없이 신뢰스캔이 가능하며, 직접 스캔하기에 외부 위탁보다 비용 및 소요 시간을 절약할 수 있다.

명유진 제니스에스티 대표는 “최근에는 종이 문서를 디지털 문서로 전환해 업무 프로세스를 디지털화 하고 AI기술을 활용하는 기업 및 공공기관이 많아지고 있다.”라며 “많은 양의 종이 문서를 보관해야 하는 기관 및 기업의 고민을 신뢰스캔 클라우드 서비스로 해결할 수 있을 것”이라고 설명했다.