조직들은 상당한 손실 없이 종료하기 어려운 복잡한 공급업체 계약에 갇혀 있다. 이러한 계약들을 다루기 위해서는 전략적 선견지명과 계획이 필요하다. 인포테크 리서치 그룹이 최근 발표한 ‘나쁜 계약에서 벗어나는 것은 계약을 맺기 전부터 시작된다’는 계약 리스크를 관리하고자 하는 조직들을 위한 통찰력을 제공한다.

인포테크의 수석 자문 이사인 필 보드(Phil Bode)는 “계약이나 공급업체가 요구를 충족시키지 못할 때 계약 해지가 최선 또는 유일한 선택지로 보인다. 그러나 계약 해지는 가볍게 다뤄져서는 안 되는 일”이라고 전제하면서 “이 과정은 여러 면에서 조직을 혼란에 빠뜨릴 수 있으며 우리의 문제를 해결하지 못할 수도 있다. 게다가 계약을 해지하고 소송을 제기하는 것이 유일한 대안이라면 상황이 복잡해질 수 있다.”라고 말했다.

인포테크는 계약 해지의 복잡한 도전 과제들을 탐구하며, 계약 체결은 신속하고 간단할 수 있지만 해지는 어렵다는 점을 강조한다. 많은 조직들은 계약 해지 권리가 너무 제한적이어서 장기 약속에 갇혀 있고 명확한 출구가 없다고 느끼고 있다. 인포테크는 이러한 복잡성을 효과적으로 다루기 위한 전략적 계획과 선제적 관리의 중요성을 강조한다.

계약의 3단계

인포테크는 계약의 3가지 중요한 단계를 개괄하고 계약 조건과 해지 옵션을 개선하기 위한 실행 가능한 권장사항을 제공한다.

①단계: 계약 체결 전

효과적인 요구사항 수집은 고비용의 변경 주문과 프로젝트 실패를 방지하는 데 필수적이다. 요구사항이 제대로 정의되지 않으면 조직은 최적화되지 않은 결과나 심지어 프로젝트 붕괴의 위험에 처할 수 있으며, 이는 계약 해지를 필요로 할 수 있다. 이러한 위험을 완화하기 위해 모든 주요 이해관계자의 요구 사항이 해결되고 불일치 사항이 파악되도록 기능 팀과 우선순위 방법론을 활용할 것을 제안한다. 요구사항은 포괄적인 기반을 제공하기 위해 기술, 비즈니스, 법적 측면을 다루어야 한다.

②2단계: 계약 검토 및 협상 중

계약 검토 및 협상 중 전략적 계획은 계약 해지의 복잡성을 다루는 데 필수적이다. 공급업체 계약에 유연성과 책임성을 포함시키는 것이 중요하다. 강력한 계약 관리 전략의 일환으로 해지 체크리스트나 플레이북을 수립하며, 이를 통해 조직이 선견지명을 가지고 자신 있게 공급업체 관계를 관리해야 한다.

③단계: 계약 체결 후

계약 체결 후 관리는 문제를 신속히 식별하고 확대를 방지하기 위한 시정 조치를 취하는 것이 필요하다. 공급업체와의 열린 의사소통을 유지하면 협력이 촉진되고 성과가 향상된다. 해지가 필요해지면 조직에 대한 심리적, 재정적 영향을 고려한 전략적 전환 계획을 수립하는 것이 중요하다.

인포테크의 연구는 조직이 사전 계획 수립과 전략적 공급업체 관리를 위한 필수 도구를 갖출 수 있도록 설계되었으며, 이를 통해 불리한 계약의 함정을 피할 수 있도록 돕는다. 조직은 이러한 전문가의 통찰력을 활용함으로써 효과적인 계약 종료 전략을 개발하고 협상 기술을 향상시켜 복잡한 공급업체 계약을 성공적으로 다룰 준비를 잘 갖출 수 있다.