미국에서는 매년 60억 통 이상의 우편물이 주소 불명 등으로 인해 반송되며, 이로 인해 행정기관과 기업들은 막대한 운영 비효율과 규제 리스크, 수익 손실을 겪고 있다. 특히 정부 기관의 경우 의료지원(Medicaid), 영양지원(SNAP) 등의 복지 서비스 중단 전에 반드시 여러 차례 고지 의무가 있어, 반송우편 처리가 늦어질 경우 법적 문제가 발생할 수 있다.
금융기관, 보험사, 공공요금 회사 역시 정확한 주소 관리가 서비스 지속성과 컴플라이언스 유지에 필수적인 요소다. 이처럼 대량 우편 발송이 일상화된 조직은 오래된 수작업 기반의 반송우편 처리 시스템을 혁신할 필요성이 커지고 있다.
AI 워크플로 자동화 전문기업 사파이어(Sapphire)가 생성AI 기반 반송우편 처리 자동화 솔루션 ‘리턴메일닷에이아이(ReturnMail.ai)’를 공식 출시한다고 밝혔다.
현재 이 플랫폼은 데모를 중심으로 고객사를 확보 중이며, 이미 일부 지역 은행과 대학에서 채택됐고, 복지·세무 행정 등 대량 우편 업무를 수행하는 주정부 기관에서도 시범 도입이 예정돼 있다.
처리시간 80% 단축, 비용 50% 이상 절감
리턴메일닷에이아이는 생성AI 기반 문서 인식 및 주소 검증 기술을 활용해 반송된 우편의 주소를 자동으로 정정한다. 이를 통해 기존 수작업 처리 프로세스를 자동화해 평균 80% 이상의 처리 시간을 단축하고 50% 이상의 운영 비용을 절감한다. 특히, 수신불가 우편을 단순 확인하는 것을 넘어, 보완 주소 확보 및 기록 갱신을 AI가 처리해 조직이 규제에 맞춰 신속한 재발송을 진행할 수 있다.
이 플랫폼은 복지 행정기관, 선거관리위원회, 차량등록국(DMV), 국세청 등 우편 발송이 잦은 공공기관을 포함해 은행, 신용조합, 보험사, 대학, 비영리단체 등 다양한 산업군에서 각 기관이 필수적으로 수행해야 하는 규제 기반 커뮤니케이션 요구사항을 충족하는 데 초점을 맞췄다.
예컨대, 미국 내 복지기관은 수급자에게 우편이 도달하지 않을 경우, 서비스를 종료하기 전까지 최소 2회 이상 재시도해야 하며, 이를 충실히 수행하지 않을 경우 법적 문제가 발생할 수 있다. 리턴메일닷에이아이는 이러한 법적 절차 이행을 효율화하며, 문서 추적 및 이력 기록 기능도 함께 제공한다.
공동창업자 데론 쿠퍼(Deron Cooper)는 “반복적인 우편 처리 작업을 자동화함으로써 직원들이 보다 창의적이고 전략적인 업무에 집중할 수 있도록 한다.”라고 말했다.