프로젝트 관리에서 가장 큰 난제는 일정 지연과 예산 초과다. 복잡한 견적 산정, 불확실한 시장 가격, 부서 간 단절된 협업은 기업의 운영 효율성을 떨어뜨리고, 결과적으로 수익성 악화를 초래한다. 특히 건설, 전문 서비스, 제품 개발처럼 복잡한 예산과 산출물을 동시에 관리해야 하는 산업에서는 재무와 프로젝트 실행의 불일치가 치명적이다. 이러한 상황에서 AI 기반 예측과 자동화 기능을 활용해 프로젝트 지연과 비용 초과를 사전에 방지하려는 수요가 커지고 있다.

글로벌 소프트웨어 분석 기관 소프트웨어 엑스퍼츠(Software Experts)가 ‘AI 프로젝트 관리 툴(2025): 퀵북스 에이전트가 견적·마일스톤·예산을 어떻게 간소화하는가(AI Project Management Tools (2025): How QuickBooks Agent Streamlines Quotes, Milestones, and Budgets)’ 보고서를 발표했다고 밝혔다.

AI로 구현되는 ‘자동 견적 및 예측 기반 마일스톤 관리’

퀵북스 에이전트는 글로벌 핀테크 기업 인튜이트(Intuit)의 AI 기반 프로젝트 관리 기능이다. 이 에이전트는 AI를 활용해 과거 프로젝트, 공급업체 가격, 시장 데이터를 기반으로 신뢰성 높은 견적을 자동 생성한다. 이는 변동이 심한 자재비·노무비로 인한 가격 책정 리스크를 줄이고 계약 확보를 지원한다.

또한 마일스톤 진행 상황을 실시간으로 추적하며 예측 모델을 통해 지연 가능성을 사전에 식별한다. 시스템은 인력 재배치나 일정 조정 같은 대응 방안을 자동으로 제안해 프로젝트 차질을 최소화한다.

예산 초과 방지와 재무-운영 통합

비용 초과는 프로젝트 실패의 핵심 요인으로 꼽히는데, 퀵북스 에이전트는 실지출과 예산을 지속적으로 비교해 초과 조짐을 조기에 경고한다. 또한 지출 패턴을 분석해 향후 자원 배분 최적화 방안을 제안한다. 기존의 회계, 급여, 인보이스 시스템과 직접 연동되기 때문에 재무 데이터와 프로젝트 실행 정보가 단일 플랫폼에서 관리된다. 이는 수작업 오류를 줄이고, 팀 간 데이터 불일치를 해소하며, 프로젝트 관리와 재무 보고를 동시에 강화한다.

퀵북스 에이전트는 재무팀, 운영팀, 경영진을 연결하는 협업 허브 역할을 수행한다. 프로젝트 예산이 초과될 경우, 경영진과 운영팀 모두가 즉시 알림을 받아 대응할 수 있으며, 이해관계자별 맞춤형 리포트가 자동 제공된다. 또한 규제 산업에서 요구되는 세부 보고 의무를 충족하기 위해 AI 기반 준법 관리 기능을 지원, 재무 기록의 정확성을 높이고 규제 리스크를 완화한다.