RFP(Request for Proposal, 제안 요청서)는 특정 프로젝트나 서비스에 대한 요구사항을 명확히 하고, 이를 충족할 수 있는 공급업체에 제안서를 요청하는 공식 문서다. 이는 기업 간 협업과 경쟁을 통해 최적의 솔루션을 선정하는 데 사용된다. 디지털 전환의 확대로 RFP 요청량이 증가하고 있으며, 기업은 짧은 마감 시간과 품질 요구를 동시에 충족해야 하는 압박이 커지고 있다.

RFP 소프트웨어는 이러한 프로세스를 자동화하고, 콘텐츠 관리, 팀 협업, 품질 보증 등을 통해 제안서 작성 과정을 효율화한다. 이를 통해 기업은 더 많은 제안서를 처리하고, 수주율과 연간 수익을 증대시키며, 비즈니스 경쟁력을 강화할 수 있다.

생성AI 기반 제안 관리 소프트웨어 기업 코러스독스(QorusDocs)가 제안 관리 벤치마크 보고서의 연례 조사 ‘2025년 성공을 위한 산업 스냅샷’ 결과를 발표했다. 

이 보고서는 제안 작성 또는 RFP 응답 프로세스에 참여하고 있는 제안, IT, 사업 개발, C-레벨 임원 대상 설문조사를 토대로 작성됐으며, 조사 대상 기업은 대다수가 직원 수 1000명 이상 및 연간 매출 1억 달러 이상의 다양한 규모 및 산업의 회사로 구성됐다.

보고서에 따르면 생성AI를 활용한 생산성이 제안 및 사업 개발 팀에 큰 변화를 가져오고 있으며, 생산성이 50% 이상 증가하고 수주율이 상승했다고 분석했다. 생성AI 기반 제안 소프트웨어를 활용하는 기업은 평균적으로 약 2100만 달러의 총수익을 추가로 창출할 수 있었다. 특히, RFP 처리량이 많은 대기업의 경우 이 수치를 능가할 가능성이 크다.

2024년, 생산적인 사업 개발 성과

지난해 비즈니스 환경은 상승세를 보였다. 조사에 참여한 응답자 중 절반 이상이 2023년 대비 피치(pitch) 볼륨과 RFP 요청이 증가했다고 답했으며, 평균 RFP 기회 규모는 100만 달러 미만으로 나타났다.

대부분의 응답자가 신규 비즈니스 수주율이 증가했다고 답했으며, 작년 수주율의 중앙값은 37%였다. 제안 전문가들은 월평균 7건의 RFP를 작업하며, 응답자 대다수는 월 1~9건의 RFP를 처리한다고 답했다. 

2024년 동안 조사 대상자 중 절반은 10명 이하의 팀원이 RFP 응답 프로세스에 직접 기여했다고 답했으며, 팀원의 중앙값은 8명이었다. 제안 팀은 평균 9.3일 내에 RFP 응답을 제공하는 짧은 마감 기한에 직면하고 있다.

생성AI, 비즈니스 핵심 역량

생성AI는 운영 효율성을 높이고, 인건비를 절감하며, 고객 경험을 개인화할 수 있다. 이는 충성도를 강화하고 반복 비즈니스를 유도해 생산성과 수익을 높일 수 있다. 조사에 따르면 기업은 생성AI를 조사 및 요약(46%), 카피 블록 작성(36%), 경영진 요약 작성(36%), 인물 정보 작성(28%), RFP 질문 응답 작성(34%), 품질 관리(QA)(14%)와 같은 일반적인 작업에 활용하고 있다.

2025년 기업이 AI로 기대하는 주요 이점은 빠른 콘텐츠 작성 및 최적화(84%), 개인화 작업 시간 증가(60%), 직원 시간 활용 개선(56%), 콘텐츠 관리 단순화(40%), 응답 검토 및 위험 플래깅(36%), 응답 볼륨 증가(34%), 수주율 상승 및 수익 증가(32%)이다.

제안 작성 선호 소프트웨어

응답자의 93%가 마이크로소프트(Microsoft) 제품군을 선호한다고 답했으며, 특히 워드(54%), 파워포인트(27%), 엑셀(12%)이 제안 응답 생성에 사용됐다.

코러스독스 CEO이자 공동 창립자 레이 메이링(Ray Meiring)은 “이번 조사는 AI가 고객의 비즈니스 프로세스를 간소화하고, 수주율을 개선하며 성장을 촉진하는 데 중요한 역할을 하고 있음을 보여준다.”라고 말했다.