최근 화상 회의는 우리의 업무의 대부분을 지배할 만큼 활발하게 활용되고 있다. 이제 엔데믹으로 가는 시점에서 화상 회의는 보다 유연한 세상으로 전환되고 있으며, 회의 경험은 재조정되고 개선되고 있다.

직장에서 누군가에게 전화하기 위해 마지막으로 전화를 한 적은 언제였던가? 이제 사무실 전화 대신, 우리는 헤드셋을 잡고 화상 회의 통화를 시작한다. 최근 대부분의 작업 환경에서 자리를 굳히면서, 화상 회의는 일상적인 직장 생활에서 이메일만큼이나 중요해 졌다.

하이브리드 작업은 더 이상 새로운 것이 아니지만 전 세계 기업은 유연한 패키지를 확장하여 화상 회의의 성장을 지원하고 있다. 회사와 직원의 요구 사항을 해결하면서 끊임없이 진화하고 있다. 애버 유럽 인포메이션(AVer Europe Information)은 2023년 주목해야 할 화상회의 5대 트렌드를 발표했다.

① AI 기반 화상 회의

인공지능(AI)은 화상 회의에 정교함을 더한다. 가상 회의 경험을 최적화하는 AI는 노이즈 감소, 향상된 프레젠테이션 제공, 실시간 기록, 회의 요약 및 분석을 담당한다.

자연어 처리(NLP)의 발전으로 원어민이 아니거나 청각 장애가 있는 사람들도 가상 회의에 완전히 참여할 수 있다. 실시간 기록이 더 빠르고 정확해 질것이다.

AI가 증가함에 따라 화상 회의 소프트웨어 및 하드웨어는 얼굴 인식과 같은 스마트 기능과 통합되어 모든 참가자와 회의 요약을 작성하여 IT 부서에서 회의실 공간을 분석하고 이를 추가로 최적화하는 방법을 제공한다.

② 상호 운용성

대부분의 기업에서는 줌(Zoom), 마이크로소프트 팀즈(Microsoft Teams), 구글 밋(Google Meet) 또는 비즈니스용 스카이프(Skype)와 같은 화상 회의 플랫폼 중 하나를 사용한다. 매일 수억 명의 사용자가 좋아하는 플랫폼에서 소통하고 있다. 그러나 줌 사용자가 마이크로소프트 팀즈 사용자와 연결하려고 하면 어떻게 될까?

효율적이고 마찰이 없는 회의 경험을 위해 온라인 회의 플랫폼을 연결해야 하는 과제는 만만치 않다. 바로 이 부분에서 상호운용성이 요구된다.

상호운용성은 선택한 플랫폼과 소프트웨어 또는 하드웨어를 통한 쉬운 연결에 관계없이 간소화된 가상 회의를 의미한다. 주요 커뮤니테이션 및 협업 업체들은 줌과 마이크로소프트 팀즈를 모두 허용하도록 기기를 업그레이드한다. 소프트웨어 제공업체들도 안정적인 크로스 플랫폼 협업에 중점을 두고 문제를 해결하고 있다.

③ 평등한 회의

직원, 클라이언트 또는 파트너 간의 물리적 거리가 유연 근무로 인해 증가하고 있지만, 이러한 화상 회의로의 전환은 커뮤니케이션 및 공동 작업의 품질에 영향을 미쳐서는 안 된다. 모든 원격 참가자는 가상 회의에서 공유하고 듣고 볼 수 있어야 한다. 가상 공간도 품질의 일관성을 제공해야 한다.

더 이상 딱딱거리는 오디오와 픽셀화된 비디오가 원격 회의에서 허용되지 않는다. 가정이나 사무실에서의 열악한 설정은 널리 용인되지 않으며 비전문적이고 비효율적인 것으로 간주된다.

평등한 회의는 원격 또는 장비가 부족한 참가자를 배제하지 않고 가상 회의에서 가능한 최상의 결과를 달성하는 데 도움이 되는 포용성과 기술에 중점을 둔다.

④ 마이크로소프트 팀즈 룸의 활용 증가

비효율성을 방지하고 평등한 회의를 제공하기 위해 마이크로소프트 팀즈 룸(Microsoft Teams Rooms)은 기업을 위한 완벽한 솔루션, 즉 생산적인 회의를 위한 통합 소프트웨어 및 하드웨어 기능을 제공한다.

마이크로소프트 팀즈 룸은 디스플레이, 카메라, 오디오 등 화상회의 장치가 마이크로소프트 팀즈룸용으로 인증되고 함께 작동하는 물리적 회의 공간을 말한다. 이 전체 솔루션은 사용자에게 쉬운 액세스 및 회의 분석을 제공한다.

전반적인 평등한 회의를 위해 고급 마이크로소프트 팀즈 룸에는 갤러리 보기를 화면 하단으로 이동하는 회의 공간 솔루션인 프론트 로(Front Row)가 포함되어 원격 회의 참가자가 회의실 내 동료와 눈높이를 맞출 수 있다. 그것은 포괄적이고 참여적인 하이브리드 미팅이라는 경계 없는 협업을 촉진한다.

⑤ 보안 및 개인정보 보호

화상 회의의 증가와 가상 공간에서의 공동 작업으로의 변화는 데이터 보안과 개인 정보 보호에 대한 몇 가지 의문을 제기했다. 미국 정부와 국가안보국(NSA)은 원격근무 추세를 국가 안보 문제로 간주하기까지 한다.

점점 더 많은 가상 회의들이 인터넷 트롤들과 해커들에 의한 원격 회의 하이재킹인 "줌 폭격"에 피해를 받았다. 이러한 공격은 Zoom에 국한되지 않고, 모든 화상 회의 플랫폼과 사용자에게 영향을 미치고 있다. Zoom 폭격기로 인한 중단을 방지하기 위해 보다 안전한 회의를 위해서는 ▲대기실 사용 및 참석자 확인 ▲미팅 비밀번호 추가 ▲가상 배경 사용 ▲소프트웨어를 최신 상태로 유지 ▲회의 링크를 공개적으로 공유하지 않는 것이 필요하다.

화상 회의는 여전히 우리의 업무일을 지배하고 있으며 올해도 활발하게 활용될 전망이다. 이로 인해 발생할 수 있는 문제는 언제 어디서나 일어날 수 있으므로 언제든지 주의할 필요가 있다.