조직은 공급업체 계약 관리에 있어 복잡성이 증가하면서 위험을 완화하고 규정 준수를 보장하기 위해 간소화되고 효과적인 계약 수명 주기 관리(CLM)에 대한 중요한 필요성에 직면하고 있다. 최근의 시장 혼란과 규제 변경으로 인해 효율적인 CLM 프로세스에 대한 긴급성이 높아졌다.

CLM은 계약의 생성, 실행, 분석 및 갱신 등 계약의 전체 수명 주기를 관리하는 프로세스로 위험 완화, 규정 준수 보장, 운영 효율성 향상, 비용 절감을 위해 필요하다. 또한 CLM은 공급업체 성과 모니터링, 계약 갱신 관리, 분쟁 해결 등에 도움이 된다.

정보기술 연구 기관 인포테크 리서치 그룹(Info-Tech Research Group)이 CLM 프로세스를 개선하기 위한 종합적인 가이드를 제공하는 "효과적인 계약 수명 주기 관리 프로세스 설계 및 구축" 연구 보고서를 발표했다.

보고서는 계약 문서를 중앙 집중화하고 프로세스를 정제하며 올바른 도구를 구현해 조직은 운영 효율성을 높이고 오늘날의 빠르게 변화하는 비즈니스 환경에서 계약상의 의무를 확보할 수 있고 설명한다.

필 보드(Phil Bode) 인포테크 리서치 그룹 수석 연구 고문은 "계약 수명 주기 관리 시스템과 CLM 프로세스는 계속 진화하고 있다. 이 분야의 공급업체는 기능과 기능을 지속적으로 수정하고 있으며, 공급업체가 진입, 합병 및 퇴출로 인해 업계의 플레이어들이 빠르게 변화하고 있다."라며, "인공지능은 CLM 공급업체들이 활용하는 최신 혁신 기술로, 시스템을 더욱 정교하고 사용하기 쉽게 만들고 있다. 그러나 CLM은 여전히 계약을 추적하고, 사용 사례를 작성하고, 요구 사항을 식별하고, 시스템을 실행하기 위해 인간의 참여를 필요로 한다. 또한, 인간이 개입하여 인공지능의 작업을 검증하거나 점검하면 작업이 원활하게 진행된다."고 말했다.

연구 보고서는 CLM에 대한 구조화되고 단계적인 접근 방식의 필요성을 강조한다. 기본적인 문제를 먼저 해결한 다음 고급 도구를 구현해 조직은 운영 효율성과 규정 준수를 모두 높일 수 있다. 이 방법은 각 단계가 견고한 기반 위에 구축되어 계약 수명 주기 관리의 지속 가능한 개선을 가능하게 한다.

도나 그리든(Donna Glidden) 인포테크 리서치 그룹 수석 연구 고문은 "CLM 시스템이 효과적이려면 문제 진술, 원하는 프로세스, 요구 사항, 사용 사례 및 협상 정의와 같은 구현 전에 많은 작업이 이루어져야 한다."라며, "도구의 한계를 이해하는 것이 중요한데, 모든 문제를 해결하지는 않을 것이기 때문이다. 예를 들어, 시장에서 가장 우수한 CLM 시스템도 프로세스 및 비준수 문제를 완전히 해결하지는 못한다."고 덧붙였다.

효과적인 CML 프로세스와 전략적 비즈니스

효과적인 CLM 프로세스가 전략적 비즈니스 결과를 이끌어 낼 수 있다. 보고서는 잘 구조화되고 단계적인 구현 접근 방식은 조직이 계약 관리 관행을 진화하는 규정 준수 및 규제 표준과 어떻게 조정할 수 있는지 보여준다. 이러한 통합은 계약 실행 정확성을 높일 뿐만 아니라 관리 오버헤드를 줄이고 비준수 및 관리 부실과 관련된 위험을 완화한다. 포괄적인 CLM을 채택해 조직은 규제 변경 및 시장 역학을 앞서 나갈 수 있으며, 궁극적으로 더 선제적이고 탄력적인 계약 관리 전략을 촉진할 수 있다.

CLM은 조직의 목표, 문화, 성숙도 수준, 범위 및 기타 요인에 맞게 조정된 유연한 접근 방식을 필요로 한다. 보고서는 조직이 자체 속도와 고유한 요구 사항에 따라 다양한 단계를 안내하는 다음과 같은 프레임워크가 필요하다고 조언한다.

① 위치 : 계약 문서를 찾아 "중앙" 위치로 이동하기 위한 계획을 구성하고 개발한다. 이 단계의 주요 결과물은 계약 위치 계획이다.

② 프로세스 : CLM 프로세스에 대한 선도적인 관행을 식별하고 현재 프로세스와 비교한다. 이 단계의 주요 결과물은 CLM 프로세스의 결함 영역을 개선하기 위한 차이 분석이다.

③ 시스템 : CLM 요구 사항을 정의하고 조직의 요구 사항을 가장 잘 충족하는 공급업체를 식별하고 선택한다. 이 단계의 주요 결과물은 CLM 솔루션을 획득하고 구현하는 데 필요한 지침과 단계이다.

효과적인 CLM이 비즈니스 운영 효율을 높이려면 전략적이고 체계적인 구현이 중요하다. 이는 조직이 높은 규정 준수 표준을 유지하면서 계약상의 의무를 효율적으로 관리할 수 있도록 보장한다. 단계적 방법론을 채택해 조직은 규제 위험을 완화할 뿐만 아니라 상당한 운영 효율성과 비용 절감 효과를 얻을 수 있다. 적절한 CLM 프로세스를 갖추면 조직은 계약에 대한 가시성과 통제력을 높일 수 있으며, 선제적이고 탄력적인 조직 문화를 조성할 수 있다.