디지털 시대에서 기업이 다루는 데이터의 양은 기하급수적으로 증가하고 있으며, 이를 효과적으로 검색하고 관리하는 것은 기업 운영의 핵심 과제로 떠오르고 있다. 수백만 개의 문서가 저장된 환경에서 필요한 정보를 신속하게 찾지 못하면 전략적 비즈니스 결정이 지연되고 생산성이 저하될 수 있다.

특히, 기존의 검색 방식은 기술적인 지식이 필요한 경우가 많아 일반 사용자가 효율적으로 활용하기 어려웠다. 이러한 문제를 해결하기 위해 인공지능(AI)을 활용한 조건 기반 검색 기능이 점점 더 중요한 역할을 하고 있다.

지능형 정보관리 솔루션 기업 엔컴퍼스(EncompaaS)가 AI 기반 플랫폼 내에서 향상된 조건 기반 검색 기능을 개발했다고 발표했다.

이번에 발표된 검색 기능은 기업들이 정보를 보다 신속하고 정확하게 검색할 수 있도록 지원하고자 한다. 엔컴퍼스 최고 제품 책임자인 제이미 틸브룩(Jaimie Tilbrook)은 "EncompaaS 플랫폼은 강력한 검색 기능을 제공해왔지만, 이를 최대한 활용하기 위해서는 일정 수준의 기술적 지식이 필요했다. 새로운 조건 기반 검색 기능은 이러한 장벽을 낮추고 모든 최종 사용자가 쉽게 접근할 수 있도록 설계되었다"고 설명했다.

직관적인 검색 경험 제공

기존의 엔컴퍼스 검색 기능은 기본적인 텍스트 검색과 고급 검색 기능을 제공했으나, 사용자가 검색 기술에 대한 이해가 필요했다. 이번에 새롭게 도입된 조건 기반 검색은 직관적인 인터페이스를 통해 기술적 전문성이 없는 일반 비즈니스 사용자도 쉽게 활용할 수 있도록 설계되었다.

조건 기반 검색은 데이터가 저장된 위치가 아니라 사용자가 원하는 정보를 찾는 방식에 초점을 맞춘다. 사용자는 관련 이름, 날짜, 목적 또는 분류 등의 특정 조건을 입력하여 모든 저장소(OneDrive, SharePoint, Outlook, Microsoft Teams 등)에서 원하는 문서를 검색할 수 있다. 예를 들어, 인사 관리자가 특정 지원자의 취업 지원서를 찾고자 할 경우, 지원자의 이름이나 직무 역할을 검색 조건으로 입력하면 AI가 해당 조건과 일치하는 문서만을 반환한다.

AI 기반 검색 최적화 및 업무 효율성 향상

엔컴퍼스의 향상된 검색 기능은 AI를 활용하여 기업 데이터를 지능적으로 분류하고 관리하며, 사용자가 첫 번째 시도에서 가장 적절한 문서를 찾을 수 있도록 지원한다. 이 기능을 통해 검색 과정에서 불필요한 결과를 거르는 시간을 줄여 업무 효율성을 높일 수 있다.

특히, 이 조건 기반 검색 기능은 검색당 최대 20분까지 검색 시간을 단축할 수 있으며, 기업이 하루 동안 수행하는 여러 번의 검색을 고려하면 연간 수백 시간을 절약할 수 있다. 엔컴퍼스는 이러한 검색 속도 향상을 통해 기업의 생산성을 극대화하는 동시에, 정보 검색 과정에서의 오류를 줄여 데이터 정확성을 높일 수 있도록 한다.

기업 정보 거버넌스 강화 및 규정 준수 지원

조건 기반 검색 기능은 단순한 검색 속도 개선을 넘어, 기업 정보 거버넌스를 강화하고 규정 준수를 보장하는 데에도 중요한 역할을 한다. AI가 관련성이 높은 데이터를 선별하여 제공함으로써 기업은 검색 오류로 인한 법적 리스크를 줄일 수 있으며, 조직 내 정보 접근성을 향상시킬 수 있다.

엔컴퍼스의 AI 기반 검색 최적화 기술은 기업이 대량의 데이터를 보다 체계적으로 관리할 수 있도록 하며, 이를 통해 보안 및 데이터 보호 수준도 한층 강화할 수 있다. 특히, 기업 내에서 특정 정보를 신속하게 찾아야 하는 법무, 금융, 의료 및 규제 산업에서 이 기술이 유용하게 활용될 것으로 기대된다.

엔컴퍼스는 앞으로도 AI 및 머신러닝 기반의 정보 검색 및 관리 기술을 지속적으로 발전시켜 기업의 정보 접근성과 검색 효율성을 더욱 향상시킬 계획이다. 

엔컴퍼스의 CEO인 제시 토드(Jesse Todd)는 "우리의 목표는 정보 관리자뿐만 아니라 모든 최종 사용자가 실시간으로 데이터 쿼리에 대한 정확하고 관련성 높은 답변을 찾을 수 있도록 돕는 것이다."라고 밝혔다. 그는 "엔컴퍼스의 조건 기반 검색 기능은 사용자가 수백만 개의 문서와 데이터를 수동으로 훑어보는 시간을 줄여 기업이 더 빠르게 업무를 수행하고 생산성을 향상할 수 있도록 지원한다."라고 강조했다.