재정 지원 축소와 학생 등록 패턴의 변화가 가속화되면서, 고등교육 기관이 재정 압박에 직면하고 있다. 노후 시스템 유지에 따른 비용 부담과 디지털 현대화 수요 증가가 맞물리면서 IT 지출이 불투명해지고 있으며, 그 결과 비효율적인 예산 배분과 우선순위 혼선이 빈번하다. 이러한 상황에서 고등교육 기관은 지속 가능한 비용 절감을 달성하려면 단순 예산 삭감이 아닌 체계적이고 전략적인 IT 비용 관리가 필수적이다.

IT 컨설팅 및 리서치 전문 기업 인포테크 리서치 그룹(Info-Tech Research Group, 이하 ‘인포테크’)이 고등교육 분야의 IT 비용 관리 전략을 담은 보고서 ‘고등교육을 위한 IT 비용 최적화 로드맵(Build Your IT Cost Optimization Roadmap for Higher Education)’을 발표했다.

잘못된 상향식 예산 삭감

많은 고등교육 기관이 비용 절감을 위해 잘못된 접근 방식을 택하고 있다. 촉박한 기한 내 상위에서 일괄적으로 결정하는 예산 삭감은 문제 해결보다 새로운 문제를 초래하는 경우가 많고, 특히 이해관계자 간의 합의와 협업 부족이 상황을 악화시킨다.

따라서 비용 최적화는 단순한 지출 축소가 아니라 세 가지 전략적 목표에 초점을 맞춰야 한다. 우선 불필요한 IT 지출을 신속히 없애 초기 성과를 확보해야 하며, 지출이 성과, 리스크, 그리고 전략적 목표와 일치하도록 관리해 비용 대비 가치를 극대화해야 한다. 마지막으로 비용 절감을 단발성 조치가 아닌 지속적인 프로세스로 관리해 나가는 것이 필요하다.

58%의 대학, 비용 최적화 효과 미흡

인포테크의 ‘IT 관리 및 거버넌스 진단(IT Management & Governance Diagnostic)’ 데이터에 따르면, 전체 고등교육 기관의 58%가 자사의 비용 최적화 노력이 효과적이지 않다고 답했다. 이는 구조적이고 지속 가능한 비용 절감 모델이 절실하다는 점을 시사한다.

특히 IT 리더들이 현재 자사의 비용 최적화 여정이 반응적(reactive)인지, 선제적(proactive)인지, 전략적(strategic)인지 진단하는 것이 우선돼야 한다. 이와 함께 IT 지출을 ▲자산(Assets) ▲벤더(Vendors) ▲프로젝트 포트폴리오(Project Portfolio) ▲인력(Workforce) 네 가지 핵심 영역별로 면밀히 점검하고 전략을 수립할 것을 권고한다. 

자산 측면에서는 자산과 라이선스의 통합, 통합, 혹은 폐기를 검토해야 하며, 벤더 측면에서는 계약과 벤더 관계를 재검토하고 재협상해야 한다. 프로젝트 포트폴리오 측면에서는 IT 프로젝트를 합리화하고 우선순위를 재조정해야 하며, 인력 측면에서는 업스킬링(upskilling), 재배치(realignment), 혹은 감축(reduction)을 통해 인력 자원을 관리해야 한다.

남기는 90% 예산이 더 중요해

절감한 10%보다 유지하는 90%의 예산이 더 중요하다. 비용 최적화는 무작위적 삭감이 아니라 전략적 보존과 재투자 과정이다. 비용 최적화가 일회성이 아니라 불확실성을 돌파하기 위한 창의적이고 전략적인 지속적 노력이어야 한다.

이번 보고서는 단순 비용 삭감이 아닌 전략적 비용 최적화 방식을 통해 고등교육 기관이 재정적 압박 속에서도 IT 운영의 효율성을 확보할 수 있는 구체적인 로드맵을 제시하고 있다. 특히 자산, 벤더, 프로젝트, 인력 등 IT 전 영역을 포괄해 분석하고 지속 가능성을 강조함으로써, 고등교육 IT 리더들이 향후 불확실한 재정 환경을 보다 효과적으로 대응할 수 있을 것으로 기대된다.