AI 및 디지털 전환을 통해 현대화해야 한다는 압력이 거세지는 가운데, IT 부서는 자원 제약과 변화에 대한 저항에 직면해 있다.

글로벌 연구 및 자문 회사 인포테크 리서치그룹(Info-Tech Research Group, 이하 인포테크)이 IT 리더가 워크플로를 간소화하고 지속적인 개선을 추진해 단기간에 의미 있는 변화를 구현할 수 있도록  실행 가능한 솔루션을 제공하는 ‘IT 프로세스 신속 개선(Rapidly Improve Your IT Processes)’ 연구 보고서를 발표했다.

반복적인 최적화가 IT 생산성과 혁신 견인

보고서는 IT 부서의 지속 가능한 효율성 확보를 위해 반복적이고 지속적인 프로세스 개선이 핵심이라고 강조했다. 기존의 일회성 개선 방식은 단기적인 문제 해결에는 도움이 되지만, 급변하는 디지털 환경에서는 한계가 명확하다. 보고서는 반복적 최적화가 IT 팀의 생산성과 대응력을 높이고, 결과적으로 조직의 비즈니스 전략과 장기적으로 정렬되도록 돕는다고 분석했다.

또한 프로세스를 전략적 자산으로 인식하는 사고방식의 전환이 중요하다고 강조했다. IT 리더는 기존처럼 요구에 수동적으로 대응하기보다는, 능동적으로 개선 활동을 주도해 조직 내 혁신 파트너로 자리 잡아야 한다. 보고서는 프로세스 개선이 고객 경험 향상, 업무 민첩성 강화, 조직 회복력 제고 등 외부 파급 효과까지 창출할 수 있다고 덧붙였다. 이를 위해 리더십의 적극적인 참여와 프로세스를 통한 전략적 가치 창출이 필요하다고 조언했다.

기술 중심 접근의 한계와 인간 중심 전략의 중요성

보고서는 많은 조직이 여전히 도구와 ROI 중심의 전통적 접근을 고수하고 있다고 지적했다. 이러한 방식은 단기적인 성과 측정에는 유리하지만, 변화에 대한 조직 저항과 구성원 간의 전략적 공감 부족이라는 본질적인 문제를 해결하는 데는 한계가 있다. 특히 명확하지 않은 성과 지표나 일관성 없는 기준은 개선의 효과를 측정하기 어렵게 만들며, 개선 노력 자체가 방향성을 잃게 되는 원인이 된다.

이에 보고서는 효과적인 IT 개선을 위해 인간 중심 요소를 고려한 접근이 필요하다고 강조한다. 조직 문화, 내부 커뮤니케이션, 구성원의 인식과 가치 체계 등 ‘보이지 않는’ 요인들이 실제 변화 성과에 큰 영향을 미치기 때문이다. 보고서는 프로세스를 단순히 최적화 대상으로만 보지 않고, 사람과 조직의 행동 양식을 바꾸는 변화 관리의 일환으로 인식해야 한다고 제안한다. 이를 통해 반복적인 개선이 일회성이 아닌, 조직 내 내재화된 습관으로 정착될 수 있다고 설명했다.

실행 가능한 3단계 전략으로 민첩성과 회복력 확보

보고서는 실행력을 높이는 IT 부서를 위한 3단계 프로세스 개선 프레임워크을 제시했다. 

① 프로세스 식별 및 선택

IT 리더는 명확한 목표와 이해 관계자 조정을 통해 프로세스 개선을 준비하는 것으로 시작할 수 있다. 데이터 기반 통찰력을 사용해 M&G 진단 결과를 검증해 영향력이 큰 영역에 집중한다. 마지막으로 리더는 생산성과 효율성에 가장 큰 영향을 미칠 프로세스의 우선 순위를 정할 수 있다.

② 프로세스 최적화

비즈니스 목표에 부합하는 개선 목표를 정의하는 것이 다음 단계이며, 비효율성을 식별하기 위해 현재 상태 프로세스를 매핑하고 워크플로에서 낭비를 제거하는 데 집중하는 것을 포함한다. 프로세스를 최적화한 후 IT 부서는 피드백을 수집해 개선 사항을 다듬고 시간이 지남에 따라 변경 사항을 유지하기 위한 개선 유지 관리 계획을 개발해야 한다.

③개선 사항 구현, 모니터링 및 유지 관리

처음 두 가지 권장 단계가 완료되면 IT 부서는 명확한 실행 계획과 강력한 리더십을 통해 최적화된 프로세스를 실행할 수 있다. 구현 후 팀은 지속적으로 진행 상황을 모니터링하고, 반복적인 피드백을 바탕으로 개선을 유지한다. 보고서는 지속적으로 전략을 조정하고 성과를 추적하는 것이 장기적 개선 성공의 핵심이라고 강조한다.

인포테크는 반복적인 프로세스 개선이 단순한 운영 효율화에 그치지 않고, 조직 전체의 회복력과 확장성을 향상시킨다고 분석했다. 사이버 보안 위협, 시스템 장애, 외부 환경 변화 등 다양한 변수에 유연하게 대응할 수 있는 체계를 갖추는 것이 가능해지며, 이는 결과적으로 조직의 경쟁력을 강화하는 기반이 된다. 반복적 최적화는 기술 중심 전략에만 의존하지 않고, 실제 조직의 일하는 방식과 문화를 함께 개선하는 통합적 접근을 통해 실현된다고 설명한다.

인포테크 리서치그룹의 수석 연구 책임자 빈센트 미라벨리(Vincent Mirabelli)는 “IT 프로세스가 개선되면 파급 효과가 발생해 혁신을 가속화하고 고객 경험을 향상하며 조직의 복원력을 높인다.”라며 “하지만 이를 위해서는 사고방식의 전환이 필요하다. 프로세스를 제약이 아닌 전략적 이점의 가능성으로 보는 것이다. 또한 IT 부서는 다른 사람들의 요구에 단순히 대응하는 것이 아니라 개선에 집중할 시간과 역량을 확보해야 한다.”라고 전했다.