디지털 전환이 가속화되는 가운데, 문서 워크플로는 여전히 많은 조직에서 가장 취약한 분야로 지적되고 있다. 특히 계약서, 제안서, 견적서와 같은 핵심 문서에서 발생하는 단일 오류는 수십억 달러의 손실과 고객 신뢰도 하락으로 이어질 수 있다. 의료, 금융 등 규제가 엄격한 산업에서는 잘못된 문서 관리가 민감한 데이터 노출과 규제 처벌로 직결된다.

실제 조사에 따르면 규정 준수 실패로 인한 기업 손실은 연평균 9만4260달러에 달하며, 이는 문서 자동화의 필요성을 보여준다. 자동화는 단순한 효율성 제고를 넘어 규제 산업의 생존 전략으로 부상하고 있다.

세일즈포스용 네이티브 문서 생성 및 전자 서명 솔루션 S-독스(S-Docs, CEO 브라이언 스팀플)가 ‘2025년 문서 워크플로 및 규정 준수 위험 현황 보고서’를 발표하며, 자동화된 문서 관리의 중요성을 강조했다. 보고서는 규제가 엄격한 산업군의 전문가 600여 명을 대상으로 한 설문 조사를 토대로 한다. 

응답자 100%는 자동화를 통해 보안이 강화되었다고 답했으며, 73%는 규정 준수 위험이 줄어들었다고 밝혔다. 또한 77%는 자동화 없이는 오류를 피할 수 없다고 응답했다. 협업 효율성 증가(69%), 문서 소유권과 상태 가시성 향상(62%), 개인정보 보호 신뢰도 향상(60%) 등도 주요 성과로 꼽혔다. 반면 데이터 보안 우려(49%), 감독 권한 상실에 대한 두려움(31%), AI 생성 문서 규제 불확실성(29%)은 여전히 자동화 도입을 주저하는 요인으로 나타났다.

문서화 취약성과 규제 리스크

조사에 따르면 응답자의 54%가 문서 프로세스를 디지털 전환의 가장 미성숙한 부분으로 지적했다. 또한 73%는 레거시 시스템을 오늘날 규정 준수 위험 상위 5개 요인 중 하나로 꼽았고, 절반 이상(56%)은 1위 위험이라고 답했다.

49%는 현행 문서화 플랫폼이 규제 산업에 적합하지 않다고 평가했다. 이는 자동화 없는 전통적 관리 방식이 규제 준수의 주요 걸림돌임을 시사한다. 특히 회사가 기밀 문서 유형에 대한 지침을 제공하지 않는 경우, 65%가 개인정보 유출이나 데이터 노출 사고를 경험했다고 응답했다.

S-독스의 브라이언 스팀플(Brian Stimpfl) CEO는 “하이브리드 팀과 폭발적으로 증가하는 데이터 환경에서 사소한 문서 오류도 수십만 달러의 벌금으로 이어질 수 있다.”라며 “자동화는 더 안전하고 전략적인 선택”이라고 강조했다.

그는 신뢰할 수 있는 파트너십과 기술 기반의 자동화만이 데이터 관리, 규정 준수 강화, 운영 가속화를 가능하게 한다고 말했다. 응답자의 78%는 자동화를 직접 주도하겠다고 답했으며, 이는 리더십 차원에서 자동화 도입이 빠르게 확산될 것을 예고한다.

이번 보고서는 문서 자동화가 단순한 운영 효율화 도구가 아니라 규제 산업의 핵심 생존 전략임을 분명히 보여준다. 자동화는 보안 강화, 규정 준수, 협업 효율성, 개인정보 보호까지 다방면의 효과를 입증했다. 반면 도입을 주저하는 조직은 데이터 유출, 감사, 법적 책임, 재정적 손실 등 실질적인 리스크에 노출될 수 있다. 문서 자동화는 이제 선택이 아니라 기업 지속가능성을 위한 필수적 투자로 자리잡았다.

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